【営業勉強会】どうやって時間を作るか、時間管理の方法のコツとは

毎日営業で忙しい仕事をしていると、一日24時間ではとても足りません。

やることばかりがあってどうしたらよいかわからない！そう悩むことは多いです。

これ以上時間を作るには睡眠時間を減らすしかないけれどどうしたらよいだろう・・・

時間が足りないと悩む方のために、時間管理の方法のコツについてお話します。

登場人物

　営業4.0実践ゼミ部長　ささだ

　ふくさん

時間管理ができないせいなのか、キャパを超えてしまっている

　時間管理の方法の質問ですね。

　ちょっと営業から離れるところがあるんですけど・・・

　そもそも24時間しかないじゃないですか。24時間しかない中でキャパを超えた仕事量になってしまっているのか、落ち着いて仕事の優先順位とかを決めれば回せる作業量なのか、というところの整理がいると思いますが、どうですか？

　ちょっと超えているところはあるかもしれないです。

　一日のスケジュール管理は何でやっていますか？

　手帳とサイボウズです。

　サイボウズに書くスケジュールって基本は何になります？

　ほぼ仕事のスケジュールがメインですね。後はその日にやらなければならない納期設定などを管理しています。

　スケジュールは、一日の流れで仕事の関連だとアポやミーティングですか？

　そうです。

　私のスケジュール管理は全部Google Calenderで、自分アポを入れています。基本的にスケジュールはびっしり埋めちゃうんです。この時間に何をやるかを始めに決めておく。ほっとくといろんなアポが後から入っちゃうとか、意図しないミーティングをふられてしまうことが実際に発生してしまうので。

たぶんふくさんは時間管理はうまいと思っていて、下手じゃないはずです。これまでの仕事経験もありますし、そういうタスク回しの部分はうまいと思っています。その前提でうまく回せない原因は多分外部にある気がしているんです。ふくさんの会社はみんなでやりなさい的な風土というか。人材系ってあるじゃないですか、自分だけ抜け駆けするな的な。そのときに外部からの声がけというか、自分のたてたスケジュールがスケジュール通りに行かないほうが多いのかなと思って。

　そうですね、そうだと思います。今は仕事が増えてきたというところもあって会社の仕事が私のところに回ってきたんです。私が優先的にやっていることもあって、自分がやりたいことをする時間が減ってきています。プラスアルファ第3営業部でスキマ時間にやっていることが、なかなかタイムリーに目が通せないところがあるのでちょっと分散しています。

　すきま時間の使い方がもしかしたら改善できるかもしれないです。空いたから好きなことをしようというところにすきま時間は使ってしまいがちですけど、私がよくやっているのは、9時以降12時までが私の夜のコアタイムとします。子供が寝る時間が9時なので。ちょこちょこ起きたり風呂入ったり、ちょこちょこ隙間はあいちゃいますけど、9時、10時は第3営業部のことしかしないとか、11時、12時は営業代行しかしないとか、移動時間も絶対に他のことはしない、今日は本を読むとか決めちゃうんです。

私がフリーというのが大いに影響しちゃうというところがあるんですけど、ふくさんは外部との接触をしない時間を作ることとひま時間の優先順位決めだけ回していくとか。タイムリーな明確なアドバイスになっていなくて恐縮ですが、お話を伺うとそういう感じになっちゃいます。

　最終的にそれを考えると結局睡眠時間をカットするしかないかなと言うところになってくる。今は平均4時間から5時間で、それ以外は何かしら仕事に関することをやっている。

私の作業スピードが遅いところがあると思うんですけど、朝は5時に起きて6時には家を出ます。会社に着いて1時間半は実際に一日の作業を一番最初からやり始めて、ルーチンでやっているのは講師のトレーニングを30分ぐらいやって、その後はアポイントが入って3件から4件回って帰ってきたら6時。報告書を書いたら9時、10時になります。移動の時間にメールをやりながら、帰ってきたら1時間ぐらい仕事のできなかったところとか、今営業4.0実践ゼミでやっていることとかをやっていると12時ぐらいになっちゃう。

後は土日の使い方ですが、土日はできる限り来週の準備です。一日は来週の準備で、後1日は1週間でできなかったことをやるみたいな。

　多分ちょっと社内の仕事とかを含めて、自分じゃないといけない仕事なのかを見直したほうがいい。今さら私が言うのはおこがましい話ですが、その辺を見ていくしかないです。多分現状の回し方では完全にキャパオーバーの状況になると思うので、そうなっちゃうと違うことができないし考える時間が取れなくなっちゃう。全部止まっちゃうんですよね。

　そうですよね。仕方ない、効率上げていこうというしかないんですけど、私が知りたいのは笹田さんが一日にどのぐらいの仕事をやっているのか、知りたくて。すごいなあと思うところがあって。

　量でいくと、わたしもほっておくとずっと仕事をしているのは間違いないです。朝6時に起きて、朝来ているメールとかメッセージとかを全部返して、朝ごはんを食べて移動をしてジムに行って、そこから電車で移動をして、アポは全部今は5時までなんです。6時、7時に家に帰ってきて9時までは子供とかの対応をしてそこから仕事をして、だいたい寝るのは12時から1時ぐらいです。

　そんなに何かしら机の前に座っている、もしくは誰かと会っている時間はめちゃくちゃ多いというわけではないですよね。今のお話ですと。

　そうですね。人に会うころは、ずば抜けて多いということは最近していないです。わたしの場合は立場上経営者でもあるので、人にふっているというところがけっこう大きいです。Iくんは納得しないでしょうけれど、私の分身を今作っている状況なので。

　大事ですよね、それは。

　だと思います。これは多少お金で解決できる部分もあると思うんです。会社のお金をどう使うか問題になっちゃうんですけど、会社以外のところで副業でもなんでもいいですけど、50000円稼ぎましたとなったら、50000円増えました、貯金が増えましたじゃなくて、30000円を誰かに渡してリストを作ってもらうとか、発注をかけるとか。時間じゃない部分のところとか、どう投資していくかは考えどころになるのかなと言う気がします。

ふくさんの今のスケジュールの中でどこを改善しましょうというのはたぶん無理です。人間の作業効率を上げるのも一気に倍になることはないので。

優先順位を決めて自分をうまくコントロールしていこう

　やっぱりいろいろな意味で拘束されている時間が長いということですよね。

　まあそうです。

　ちょっとそこを改善して戦略というものを立てたり考えたりする時間も必要ですよね。

　多分作業の時間に取られちゃっているので、その辺を考え直したほうがいいかなというのが感じるところです。

　私が思っている営業以外の仕事を結構引き受けちゃっているところがありますね。ただ会社のほうが私に間接的にそういうところをやってほしいという考えもあるんです。なんか変な感じですが、自分が数字を上げるということも大切ですが、それよりも今はこれを優先してみたいな感じがあるので、いったりきたりですけど、そこに影響を受けているみたいなところがあって。

　多分優先順位がいろいろなところで散らばっちゃっているのも原因にある。会社の方向性に従わなければいけないところが大いにありつつも、それに振り回されてしまっているために常に全部やらなければならないという状況がぐるぐる回っちゃうので、その辺がなんともという感じですね。

　多分自分が振り回されないように、自分をコントロールしていきたいと戦っています。少しずつできていますけどそれをクリアしないと今時分が仕事をしていることの自分自身の形を見せられないのかなと勝手に思っているんですけど、

　ちょっと難しい問題ですよね。

　新たなこともできていますし、そういうところでスピードを上げられないところもありますが、止めずに着実に少しずつでも進んでいますので必ずそれは形になるかなと言うところはあります。

　どうしても個人にしても会社にしても投資になってしまうので、投資しているのがふくさんの工数だけだとどうしても限界が出てきちゃう。人か、お金か、仕組みかというところでその辺を考える時期ですね。会社としてと言うよりふくさんの個人事業としてみたときにどうしていくのか、何に投資すれば一番リターンが大きいのかとかを見ていくタイミングな気がします。