今日のテーマ
資料送付アプローチの効果を最大化する
※こちらのページは上記Youtubeの内容を書き起こしています。
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今日は資料送付を効果的にする方法ということで、ご相談をいただいておりますのでお答えしていきたいなと思います。ご相談いただいている内容はこちらでございます。
ここ最近、資料を置いておいて持ってきて、送っておいて、と言われますが、なかなかちゃんと見てもらえていないということが今回のご相談の中身ということですね。この資料送付のアプローチというのは結構何が原因でちゃんと見られていないのかということを真剣に考えておかなければいけないというところをぜひまず最初に意識いただきたいと思います。
資料送付が意図した結果に至らない要因把握が不可欠
資料送付の最初のアプローチにおいて、開封されているかされていないか、というところは正直確認ができないんですよね。そもそも担当者の手元に届いているのか、資料が送られて受付の人が仕分けをして、ちゃんと担当者の人に渡してくれているのか、渡してくれているんだけれども開かれていないのか、捨てられてしまっているかですね。
そもそもずっと机の上に置かれているのか、それとも開封はしてもらえたのだけれどちゃんと読んでもらえていないのか、開封はしてもらったんだけれども読まれていないのか、理解がされていないのか、読んでもらったんだけれどよくわからないのか、みたいな形で、要は出口としてどこに問題があるのか、というところからまず自分のアプローチを考えておかないと施策としてずれてしまう可能性があります、ということはぜひ意識いただきたいなと思います。
今回ご相談いただいた内容でいくと、自分の中で封筒の見栄えが悪いから、そもそも見られていないんじゃないか、大事にされていないんじゃないか、ということで現在課題を感じている。今回ご相談をいただいた中で、こんな施策を考えていますということで、封筒に名前を書く、一言強烈なメッセージを書いておく、マスキングテープで装飾をする、封筒にサービス内容を書く、ということで目立たせる、目立たせることによってちゃんと手元に届いたりとか、忘れられないようにしてもらえるんじゃないかということで施策を考えている、ということで、このアプローチの方法については良いと思います。ただ先ほどお伝えしたとおり、封筒を送りました、資料を送りました、ただ自分の今アプローチしている問題の中で今どこが原因で見られていないのか、理解されていないのか、ということを考える必要がありますよというのがまず大事なポイントということでございます。
郵送が適していない可能性の確認
そのうえで封筒の重要度というか、いかに見てもらうかみたいなところでいくと、封筒どうこうというところと合わせて、あまり影響がない可能性があるかなというところがこの問題の大事なところで、結局は意識として重要度が上がっていないというところを考えたときには封筒で資料を送るというアプローチがそもそも適していない可能性があるんじゃないかということも疑ってほしいと思います。
封筒の装飾というところであれば、今回書いていただいた内容をぜひまず試していただきたい、というところではあるんですが、その前後のコミュニケーションはどうなんだろうというところですね。例えばですけど封筒で今まで送っていたものをPDFなどでメールで送ってあげるという方法で、送信手段を変えるという方法があると思います。
資料送付前後のコミュニケーション改善
もう一つは封筒で送り、渡っても、封筒を送る前に電話をかけてあげる、到着するタイミングでまた電話をかける、みたいな形で、要はその前後で電話をかけることによってちゃんと見てもらったりとか、見てもらう、一緒に開いてもらうという行動をとることによって理解や説明できる状況を作りだすことにもつながるんじゃないかということでございます。わざわざ送っているというアクションをより有効なアプローチにするためには送るという作業だけではなくて、前後のコミュニケーションの取り方であったり、そもそも手段も併せて見直しをしてもらうことによって資料を送るという価値や効果が高まるということをぜひ考えていただければ、というところが今日お伝えしたい内容でございました。
