今日のテーマ
今すぐできる！わかりやすく伝える9つのコツ
※こちらのページは上記Youtubeの内容を書き起こしています。
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今日は説明を圧倒的にわかりやすくするコツということをテーマにお伝えをしていきたいなと思います。けっこう営業をやっていたりプレゼンをしたり、社内の上司を説得するみたいなときに、お前何を言っているのか分かんない、みたいなことを言われること、言われた経験がある方って多いんじゃないかなと思います。
私も昔は結局何が言いたいのとか、だから何？みたいなことを言われる機会って多かったんですよね。簡単に言っちゃえばわかりづらい説明をしてしまっていたからというのが一番大きな要因なので、その解決策というか、どうすれば相手にわかりやすく伝わる、伝えることが出来るのか、言ってしまえばわかりやすく話せるかということよりも、相手に伝わってさえいればそれでOKなんですよ。その確率を上げていく方法、コツということを今日はテーマでお話しさせてもらいたいなと思っております。今日お話しした内容はすぐできるポイントをまとめておりますので、ぜひすぐ意識いただきたいなと思っております。
話す目的を明確にする
では早速入っていきたいと思うのですが、ポイントの1つ目が話す目的を明確にしましょうということですね。なので何の話をしているのかわからないというのは、結局目的が不明瞭だからなんです。なので何を伝えたいのかということを常に念頭において、それを伝えるために今話をしているんだということを自分もそうなんですけど、相手にもその状態状況を作らなきゃいけないということですね。なので自分が言いたいことをただ話すのではなくて、相手が聞きたいことを話す、その聞きたいことと話したいことのすり合わせをしっかりやったうえで、コミュニケーションをしっかりとりましょうねと言うのがポイントの1個目、話す目的をお互いに明確にする、双方で認識をコンセンサスを取ると言いますが、共通の認識を作っておくというところがポイントの1個目です。
「今日の話を一言で言うと？という質問に答えられるようにする
ポイントの2個目は今日の話を一言で言うと何かという質問に常に答えられる準備をしておきましょうということです。説明がわかりづらい人の大半が準備不足なんですよ。準備だったり練習をしてなかったり、そこの不足をしているということなので、準備の段階では今日はこのことを伝えよう、今日の話を一言で言うと何を言いたいんですかという問いに対してちゃんと答えられる心の準備と頭の整理をしておきましょうというのがポイントの2つ目です。
全てを言葉で伝えようとしない
ポイントの3つ目がすべてを言葉で伝えようとしないということです。説明をするとなるとどうやってどんな言葉で話せばいいのか、何を話せばいいのかと考えがちなんですけど、紙で資料を見せたりとかパソコンを開きながらちょっとこの情報なんですけど、みたいな形だとか、スライドを出したりとか、要は言葉だけじゃないではないわけです。コミュニケーションの手段って。なので言葉以外の伝達方法をうまく駆使しながらそれが紙の資料であったり図やグラフであったり、写真であったりいろんな伝達手段はありますので、言葉以外の方法で伝えておくということも方法の一つかなと思います。
あとはその場その時だけではなくて、例えば後追いとかフォローでメールを送るとか、事前情報としてデータ資料を送っておくとか、やれることっていうのは話す場以外でも前後のコミュニケーションの取り方でも全然変わってきますので、今この時のこの言葉だけでどう伝えようか、ということだけを考えるとやれることは狭くなっちゃうんですが、その前後の内容を話し方であったり、相手に与える情報というのは工夫ができるので、その点の工夫も大事かなというところでございます。
相手の反応を確認しながら話す
次の4つ目は相手の反応を見ながら、確認をしながらちゃんと話していますかというところが4つ目ですね。けっこうのってくると、自分が気持ちよく話すことが目的になってしまっている人は意外と多いんですけど、相手が今どういう顔をしているのか、どういう態度をとっているのか、どんな反応、リアクションをしているのか、ということに対しては常にアンテナを張っておかないと、正しく伝えきることが出来ないということですね。
なのでしかめっ面になっているとか、急に下を向いちゃったとか、なんか表情が暗いなとか、なんか腕組みしたぞとか、そういう時というのは相手が今頭の中で整理が出来ていない可能性が非常に高いので、そこに対して一度待つみたいなことも必要になってくるかなというところが4つ目でした。
結論を最初に伝える
5つ目が良く言われることなんですけど結論から最初に伝えましょうということですね。ビジネスにおいてのコミュニケーションというのは最終的に答えが何かということが非常に重要なわけです。なので何の話をするのかということと合わせて結論が何かということも先に伝えていただくということが大事なポイントかなというところが5つ目です。
具体的に話す
6つ目が具体的に話していますか、ということで、例えば数字を使ったら明確なわけですよ。明日から頑張ります。どう頑張んの？みたいな話になるので、今日例えばですけどテレアポで10件電話を掛けたので、明日から20件電話を掛けます、なので頑張りますみたいな話でいけば、プラス10件、要はコール数を2倍にしたというのが明確な頑張る指標になるわけです。具体的に話すというのはそういうことで、何をどうやるのか、どれぐらいやるのかという形を数字であったり、名称をしっかり使って伝えきるということですね。なので抽象的、あいまいに話すのではなくて、具体体に話すということも大事なポイントになってくるということでございます。
聞かれたことを話す
次が自分の言いたいことではなくて聞かれたことを話しましょうということです。聞かれたことをちゃんと話すためにはまず相手に質問をもらわなければいけない、なので相手が質問をしたいという気持ちを作るのもそうですし、質問をしやすい状況であったり、質問がもらえる状況、状態を作っておくということも大事になってくるので、聞かれたことを話す、その手前で聞かれるようにするということも大事なポイントになってくるということでございます。
詳細は全体像や結論を伝えてから話す
残るは2つで、詳細は全体像や結論を伝えてから話しましょうということで、いきなり細部の細かい話ばかりしちゃう人って意外と多いんですよね。ただ相手が話を聞く態勢が出来ていないタイミングで細かい話をされてもわからないんですよ。営業がやるべきこと、相手にわかりやすく伝えるためには全体像や結論を話してから詳細な話をしましょう、ということがポイントになるということです。
話すボリュームを減らす
最後、話すボリュームが全体的に多すぎてしまうと、結局話している内容がぼやけちゃうんですよね。なので話すボリュームを減らすということも実は大事なポイントになりますので、ぜひ相手に何かを伝えたいと思ったときにはそもそも話すボリューム、話す内容を減らしていく、そぎ落としていく作業も大事になってくる、聞かれたら答えればいいので、意識いただくと相手にわかりやすくちゃんと理解してもらえる、相手にわかってもらえる話し方ができるかなというところでございます。
なので、いろいろお話ししていったのですが、一個一個考えていくと、話すボリュームを減らすであったり、今日の話を一言で言うと何なの？というところは今すぐでもできることですよね。いっぺんに全部やろうとしなくてもいいので、一つずつ自分の話し方を磨いていくにあたって工夫や改善を重ねていっていただいて最終的には相手の反応を見ながら今相手がちゃんとわかってくれているかどうかみたいなことにアンテナを張りながらコミュニケーションを取っていただきたいと思っております。
コミュニケーションなので、双方の立場ですからね、双方向のキャッチボールというのは言葉だけではないわけです。相手の反応、リアクション、表情、全部含めて全部コミュニケーション、相手から得られる情報なので、情報を受けて自分が何を伝えるのかということを考えて、相手に自分の考え、思い、提案を伝えていただきたいなと思っております。
ということで今日は説明を分かりやすくする方法について解決策というか私が実際に取り組んでいることをご紹介させていただきました。
