今日のテーマ
タスク漏れをなくすトップセールスのタスク管理術
※こちらのページは上記Youtubeの内容を書き起こしています。
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今日はトップセールスのタスク管理術ということで、自分のことをトップセールスと言うのもおこがましい話ではあるのですが、私が使っているタスク管理のツールについて、今日はお伝えをしていきたいなと思っています。
実際に使っているツールはGmail、Googleカレンダー、後は普通のメモ帳、手帳、エバーノートの4つを使ってタスク管理をしています。
Gmailの使い方
じゃあどういう風に使っているかというところなんですが、まずはGmail、私はアカウントが複数あるんですよ。理由としては営業代行で、いろんな会社さんのメールアドレスとかもいただいているので、連携させるときに1アカウントだと設定が足らなかったからというのが1つの理由ではあるのですが、1つはタスク管理用のGmailアカウントを作っています。
それで後から読みたい記事とか後で使う情報とかそういったものを情報収集用のアドレスとして情報収集、タスク管理用のアドレスとして作るようにしていて、なんかタスクとして取っておきたいな、忘れられないようにしたいな、みたいなところは、そのメールに送るようにしています。元々は1アドレスで管理をしようとしていたんですけど、埋もれちゃって見忘れみたいなことが起こるので、基本的にそっちのメールに飛ばして一日でそのメールを1日の終わりで確認するみたいな風にやっています。
もう1個はGmailの最近便利になった機能としてアラート機能ですね。Gmailのタスクとしてやらなきゃいけないとかというのを、今までは未読にしていたんですよ。未読にして全部やるようにしようみたいな形を残していたんですけど、それだとさっきお話ししたように漏れちゃったりするので、なのでGmailのスヌーズ、アラーム機能を使ってこの日のこの時間にもう一度通知が来るようにするみたいな形で、未読メールは極力もうないような状況にしていくみたいな形で、今GmailとかGoogleタスク管理というのを行っています。
Googleカレンダーの使い方
Googleカレンダーの使い方なんですけど、私の1週間のスケジュールとか1か月のタスクみたいなものを整理するときというのが週に土日のどちらかで1週間のタスクとかスケジュールをいったんノートに書きだすようにしているんですよね。そうやってタスクのスケジュール、大枠のところを書き出して、タスクをばあっと書いたときに、どの曜日にやるのかということを落とし込んで、それで1週間後で振り分けをするようにしています。それをGoogleカレンダーのスケジュールに入れる、結局タスク管理をすると考えたときにタスクだけあってもやらないんですよ。なので私もスケジュール化しなきゃいけないので、日々Googleカレンダーの通知の通りに生きるという生き方をしているというような形ですね。
それでもスケジュール、タスク管理っていうのは結局タスクのままじゃダメで、スケジュールに落とし込まなきゃやらないというところが、今までずっとやってきてそれが1つの結論なので、そういった形でスケジュールに落とし込んでいるということですね。
エバーノートの使い方
エバーノートはどう使っているかなんですけど、エバーノートはチェックボックスの機能があるので、毎週やらなきゃいけないルーティーンの作業とかをそこで確認するみたいな形でやっています。だからメール営業とかで文面の作成代行みたいなことを定期的に行わなきゃいけないみたいな案件とかがけっこう多いので、毎週のルーティーンとかはそこでチェックボックスをつけて今日はこれやった、あれやったみたいなところの管理をしているという形ですね。
お伝えした通りでGmailを使っています、Googleカレンダーを使っています、エバーノート使っています、手帳を使っています、この4つのツールでタスク管理をやっています。
この営業をやっているというか、ビジネスパーソン全員に言えることなのですが、1日24時間しかないわけですよ。なのでどれだけ忙しくても1日24時間しかないので、行き詰るときは大体どうやって日々の時間を使っていくのかみたいなところに行きつくわけですね。その時は私もいろんなツールを試してみたんですよ。ほかに何をやったかな、Googleタスクかな、そういった管理系のツールとか、～ミルクみたいなタスク管理ツールとか、他のスケジュール機能を使うとか、もう1回手書きの方がいいかもな、みたいなこととかいろいろやったんですけど、ツールはとにかく増やさないほうがいいというのが結論で、結局今はこの4つのツールに落ち着いた、結果、全部Googleに落ち着くんだな、みたいなことが私の中の所感ではあるんですけど、できる限り、その管理ツールとかマネジメントツールに関してはツールを少なくして見るものを減らすということですね。
ツールが増えると見るもの、確認するものが増えちゃってそれ自体がタスク化しちゃうみたいなケースも多いので、できる限りそういったものを減らしながら自分が一番スムーズにできるものを探していくみたいな風に考えていただくと、タスク管理が効率化できるんじゃないかみたいなところが、私の経験に基づいてお伝えさせていただいたところでございます。参考にしていただけたら嬉しいなというところと、もし自分でこういう風にやっているんだけどどうでしょうみたいなことがあればご質問をいただければと思いますので、引き続きお付き合い合いただければと思います。ということで今日はトップセールスのタスク管理術というテーマでお伝えさせていただきました。
