今日のテーマ
仕事が遅い人の3つの特徴と3つの対策
※こちらのページは上記Youtubeの内容を書き起こしています。
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今日は仕事が遅い人の3つの特徴について解説をしていきたいなと思っております。仕事が早くしたいとか早く仕事を終わらせたいと思っている人はすごく多いと思うんです。なんで仕事が早く終わらないのか、基本的には作業のスピードというのはそんなに大きな差にはならないです。例えば事務作業とかでもタイピングのスピード、もちろん差は多少ありますけどそこで大きな差が生まれるかというとやっぱりそうではなくて、作業スピードじゃなくて、何か仕事の向き合い方というか仕事の進め方に問題があるケースが非常に多いので、じゃあその問題点について今日お伝えさせてもらえればと思っております。
仕事が遅い人の3つの直し 読み直し・引き直し・やり直し
仕事が遅い人は基本的に3つの直しをやりがちということで、この3つの直しが何かからまず解説をしていきたいと思います。答えを言います。読み直し・引き直し・やり直しです。
即レスしないために同じことを何回もやっている
読み直しというのは例えば一番わかりやすいのがメールですね。メール1回届きました、読みました、後で返信しようとやると、もう1回メールを探して、次に返信を１回読みました、次返信しようかなと思ったタイミングでもう1回メールを探して、その内容、概要をもう1回確認して、何を返そうかなという形で同じことを2回やっているんです。
それが後回しにすればするほどそれが繰り返されていくということで、要は即レスする人は仕事が早いと言われるのは何でかというと、すぐにその仕事、メールを返すという作業を完結させているんですよね。なので即レスしている人は仕事が早いということで、思われるのもあるし事実早くなるのはそういう背景がある、読み直しが必要ないからです。
そもそも計画を立てないから時間の見積もりが甘くなる
次が引き直しです。何を引き直すのか、スケジュールです。そもそもスケジュールを立てずに作業を始めちゃっている、タスク処理をし始めちゃっている人は意外と多いんですけど、後からスケジュールを引き直すんです。要はとりあえず手を付けました、バタバタしていろいろな仕事が立て込んできて、じゃあ今から計画を立てようかな、遅くなっちゃいますよねということです。そうやってスケジュールの引き直しを何回も繰り返すことによって結局思ったように仕事が進まないという問題が発生するということです。
依頼者・上司への報告・連絡・相談不足
最後がやり直しです。これは何で起こるのか、報告・連絡・相談が少ないから、それだけですよ。なんでスケジュールの引き直しとかもそうなんですけど、上司や仕事の依頼者に対して、報告・連絡・相談、確認もそうですけど、ほうれんそうをしていないがために、そういうことが起こるということです。
なので結局は事前に確認をして、困ったときに確認をしておくとか、新着の報告をしておくとか、そういうことをしないがために最終納品物が出来ました、これでどうですか？やり直しという風な形で仕事が戻ってくるということです。
仕事の保留案件が多い
なので仕事が遅い人の特徴で明確なものっていうのは保留案件が多いんですよ。なので自分の仕事をなかなか完結させていなかったり自分一人で仕事を抱えてしまっているがために、答えがわからないままにやみくもに進んでしまっている人が非常に多い、やみくもなんです。
依頼者のことを考えずに自分なりに進めるから失敗する
結局依頼者の意図をくみ取ったり、依頼者がどういう要望かということを確認しないままなんとなく自分でこれでいいはずだという風に仕事を進めてしまっているがために3つの直しが発生する、読み直し・引き直し・やり直しが発生しているので仕事が遅くなってしまう、ということですね。
なので当たり前のことではあるんですけど、繰り返しですが報告・連絡・相談をしっかりしましょうね、これでやり直しと引き直しの2つを救ってだいぶ減ります。考える時間もできるだけ減らしたいんです。
要は仕事を進めるにあたって一番時間を食うのは作業云々ではなくて考えている時間なんですよね。なので考える時間をいかにショートカットするのか、というのはやっぱり仕事を依頼してくれた人が何をしてほしいかというのは最初から答えを聞くということですよね。なので考えすぎちゃって動けない人というのは結構多いんですけど、そういう人が仕事が遅い人の明確な特徴になる、ということですね。
すぐできるものはすぐ処理しておく
後は読み直しみたいな形の保留になっている、やらなきゃいけないタスクを自分から積み重ねてしまっているということです。なのですぐできるものはすぐ処理しておくということが仕事が速くなるうえではすごく大事なポイントになってくるということです。
今日は仕事が遅い人の３つの特徴ということで、読み直し・引き直し・やり直しが多いということでお話しさせてもらったんですけど、仕事が速くなるためには何をすればいいのかなんですが、一つ目は報告・連絡・相談をしっかりしましょうというのはさっきお伝えした通りです。報告・連絡・相談をしてやり直しを減らしていく、スケジュールの引き直しをなくしていく、ということですね。
すぐできるものはすぐ処理しておく
次は考える時間をなくしていくための報告・連絡・相談ですね。次の考える時間をなくすための方法としてはいかにパクるかなんです。けっこう自分でゼロから考えてしまっている人って多いんですけれど、それをやってしまうと結局は全部を自分で考えなきゃいけない、なので私が仕事を速く進めたいなと思ったときに、何か似たようなものは何かなみたいなことで、テンプレートであったりひな形であったり今ネットで転がっていますから、そういうモデルになるもの、見本になるもの、テンプレートになるものというのを探してきて、それに当てはめていくという風にやっていただくと良いかなと思います。
ゼロから本当に全部を考えるということをやればやるほど時間がかかってしまう、そこまで相手も求めていないんですよ。結局は何か報告書を作ってね、みたいな時にも内容がしっかりしていればOKみたいなことのケースが多いにもかかわらず、仕事をしている側がほうれんそうをしないがために完璧な、自分なりの完璧なを求めてしまっていて時間がかかってしまっているというケースが多いので、そうならないようにしていただきたいなということです。
いかに他人の脳を借りるか、これは報告・連絡・相談もそうですし、テンプレート、ひな型を借りるというのもまさにそうなのですが、他人の脳みそを借りながら仕事をしていくかということを意識していただくと仕事のスピードは格段に上がりますので、ぜひ自分で考えすぎないということと、書き直し・読み直し・引き直し、ここをいかに減らしていくか、この目線を持って仕事に取り組んでいただきたいなというところが今日お伝えしたい内容でございました。
