今日のテーマ
Bccで送るメールをCcで間違えて送ってしまった場合の対処法
※こちらのページは上記Youtubeの内容を書き起こしています。
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ご質問を、けっこう至急の内容だったので、お答えしたいなと思いましたので、ご質問いただいた内容についてお答えさせていただきたいなと思っております。内容は
Bccで送るべきメールをCcで間違って送ってしまった場合の対処法
ということで、メルマガとか私だとメールの配信スタンドを使っているのでこういうミスは起こらないようにしている、私の場合は件数が多いのでツールを使わないとというところもあるのですが、BccとCcを入れてやるとどうしてもこういうミスが起こってしまうので気を付けなければいけないというところですね。
まずは早急にお詫びを伝えるしかない
送ってしまったものは仕方がないのでどう対処するかというところなんですけれども、まずやるべきことに関しては早急にお詫びの連絡を入れることがとにかく大事です。結構これは情報漏洩で大きな問題になりかねないケースもあるので、とにかく早めにお詫びの連絡をいれてほしいなというところです。
お詫びの文章、お詫びの文章は、できるのであれば人数が少ないのであれば基本的には電話等々で一報を入れるほうがベストです。ただ人数が多くて一人一人に連絡が出来ないとか、お休みの日のタイミングでメールを送っている場合もあると思うので、その場合に関しては一本メールを入れてお詫びを伝える、ということですね。
お詫びと合わせて、今後の対策と気持ちを伝える
お詫びの内容で伝えるべきことに関しては、まずは当然お詫び、申し訳ございませんでした。ということと、何に対してのお詫びかはしっかり言うべきです。次に伝えるべきは破棄のお願いです。先ほどお話ししたように、これは個人情報に当たるんです。なので相手側が持っていてはいけない情報になるので、基本的には削除してくださいということで、今後こういうことは起こらないようにしますという対策と気持ちですね。
これは機械的に送っちゃうお詫びのメールをしている人が多いんです、お詫びのメールを。テンプレートの文例集もあるので。これもありましたよ。Bccで送るべきメールをCcで送ってしまったときのお詫びの文例みたいな、調べるとありますからね。あるんですけど、けっこうお詫びのメールって何を書いたらいいかわからないので、そのままテンプレート通り送ってくる人はいるんですけど、テンプレート通り送ってくればテンプレートだとわかりますからね。
可能であれば、お詫びのメールは個別に送った方がベスト
なので何を伝えなければならないかというのは、やっぱり自分の気持ちであったり考えなんです。なんで考える気持ちや感情とかを伝えなければいけないので、何ができるかというと、まず対策をしっかり書くことですね。今回ちょっと文例のところでも対策を事例として2つ挙げてみましたから、自分がお客さんとコミュニケーションを取っていく中でしっかり書いておいた方がいいですね。
もう1点は自分の考えていることとか感情です。今回ご相談いただいた内容でいくと、笹だよりみたいな、わたしが以前新卒の頃にやっていた情報提供メールを送っているということだったのですが、なんでその情報提供メールを送るときにこういうミスが起こっちゃったのか、みたいなところと合わせて、合わせるというかとにかくこのメールを送りたいんです、ということをちゃんと言ってあげたほうがいいです。それが気持ちの部分になります。
なんでこういったところをしっかり伝えてあげて、私は今後このようなことはしないようにします。引き続きぜひよろしくお願いします、ということをちゃんと伝えるべきかなというところでございます。
いろいろこういうミスが頑張っているなあみたいなことで逆に認めてくれるお客さんもいるので、ピンチがチャンスではないですけれども、ぜひチャンスに変えられるようにお客さんに連絡を取っていただきたいなと思っています。
こういった問題に敏感な人やセキュリティに厳しい企業などがいる際はお詫びの電話を入れる
ただセキュリティに厳しい人とか会社であると、問題になりかねない部分もあるので、そういう会社に対しては、一斉に相手に送っている場合でもまず電話を入れるようにしてもらいたいな、と思います。
このメール以降の電話や打ち合わせの際は、まず冒頭でお詫びをする
後はお客さんに他のメールを書くとき、打ち合わせしたりとか電話をしたりするときというのも、まずは冒頭にすいません。先日はこういったメールを送って間違えて、手違いで送ってしまいまして、みたいなことでお詫びから入ったほうがベターですので、その点をちょっと気を付けていただいて、今回の問題というほどではないのですけど、火種はぜひ消していただきたいなというところでございます。
できるだけこの問題に対してはまずは早くメールを送る、連絡を入れるというアクションをしてもらいたいと思いますので、ご対応よろしくお願いします。まずはやらないようにというか気を付けていきましょう。
