今日のテーマ
回答期日の考え方と設定方法
※こちらのページは上記Youtubeの内容を書き起こしています。
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返答期限の切り方ということでご質問をいただいたので、それをお答えしていきたいと思います。ご相談いただいたのが、「私はお客様の返答日の日時を切ることが苦手なのですがどうお伝えすればよいですか？返答日をどのように設定してどのようにお伝えするべきなのか、笹田さんの意見をお伺いしたいです」
返答してもらわなければいけない期日を提案する
まずは返答期日の考え方ですが、営業の目線からすれば早ければうれしい、安心したい、早く解凍してもらいたいという気持ちがあるのは当然といえば当然ですが、相手側はもちろん意思決定をするにあたって、特にBtoBであればこのあとどうやって意思決定をしていくかと言うと、フローがあったりします。稟議を通さなければいけなかったり上司に相談しないといけなかったり、社長のOKをもらわなければいけなかったり、相手によって、商材の予算感とか、ジャンルによって意思決定のフローが変わってくるケースがあるので、一概にこの日までにということはいいづらい、相手側もそう言われましても・・・となりやすいです。
ではどうやって伝えるかですが、伝え方としては、そもそもこちら側の要望として、いつまでに返答してもらわなければいけないかを先に伝えるように私はしています。今回は広告代理店のご相談だったので、たとえば広告配信スタートとします。それを考えたときに、どれぐらいの時間や期日が必要なのか、しっかり伝えなければいけません。
たとえば今日お申し込みいただいたとしても、広告配信には2ヶ月弱かかります。今回は契約の取り交わしで1週間、制作物のすり合わせで2週間、実際に制作を開始して一時間料まで2週間、確認して修正してリリースを考えると2ヶ月弱、少なくとも7週間お時間をいただかないと、ちょっとスタートができないので、もともとお客さんがおっしゃっていたこの日までにスタートしたい、成果を出すためにこの日までにはやらないといけないという形で、相手側が得たい成果、やりたいと思っていることをどのタイミングでスタートさせないと間に合わないかということをしっかり伝えてあげないといけません。
期日が決まっていない場合まだ相手の検討レベルが低い場合がある
そこまで見切れていれば受注の角度は高くなると思いますし、逆に期日はないけれどいいなと思っている場合は人間は行動を予定に入っていないとやりません。
いいと思っているけれどいつスタートするかを決めていないとか、いつまでにやるかを考えていない場合は、まだ真剣に相手が考えていない可能性が高いです。商品を購入する、サービスを購入して使うみたいな状況は相手の時間を何かしら奪うことが確定します。相手の時間をもらう、奪うということに対して、相手側が自分のスケジュールや工数を把握していないにも関わらず、買うという行動は当然起こりづらいです。
期日を切りづらいというのはその手前でいつから何をスタートしないといけないのか、どのタイミングにいつまでに成果を得たいのか、決まっていない可能性が高いです。営業でまずやらなければいけないのは期日を決める手前でいつまでにどんなことをやりたいのかについてしっかり相談をする、打ち合わせをして決めておく、そのためにいつまでに申し込みをしてもらわないと、言ってもらった内容が間に合わないかを伝えていくと、ある程度期日をどう決めるかは決めやすくなるんじゃないかと思います。
そのうえで例えば一週間しか時間がないというときは、上司とのフローの中でうちの会社は稟議を回すのに2週間ぐらいかかっちゃうんだよねみたいなことが起こりうるわけです。けれどそのときにはどういうふうに譲歩していくのか、正式のご契約書でなくても良いので仮の契約書や担当者の口頭でOKという形でも良いようにするのか、それとも相手側の交渉で稟議に2週間かかってしまうところを打ち合わせに同席させてもらってこちらから説明することによって意思決定のタイミングを早められないか、早く意思決定してほしい、けれど相手側は通常フローだとできない、例えば2週間かかってしまうとかだと、差分の1週間を埋めなければいけないわけです。
こちらが譲歩するのか、相手側に譲歩してもらうのか、譲歩してもらうならこちら側ができることがないのか、相談してもらうと必要な期日に対して、得られるものも変わってやってもらえる可能性も上がるのではないかと思います。
相手が得たい成果をえるためにスケジュールを逆算すること
ポイントをまとめると、まずやらなければならないことは、相手が得たい成果、スタートしたいタイミングから逆算していつまでに返答してもらわないといけないのか、しっかり決めることです。それを決めるためには商談のタイミングでお客さんといつまでにどんな成果がほしいのか、いつまでにということをちゃんと決めましょう。
相手の意思決定のフローを逆算し差分を埋める提案・相談をする
2つ目は相手の意思決定のフローがあるはずなので、そのフローに乗っかったときにどれぐらい時間がかかるのか、こちらが提案している、お願いしている期日に対してどれぐらい
かわりがあって、それを埋められないのか、ということをしっかり確認してもらう必要があります。
後者の部分で言うと、私が打ち合わせをしているのは決済者で私がOKといえばやるというケースならばできるだけ早く決めてほしい。そのためにはしっかりスケジュールを決めることが大事ですし、担当者と打ち合わせをして、上司との相談、社長との相談、もっと上の人との相談、稟議、会議、ミーティングがあれば、そこで何をするのか、何が必要なのかを決めて意思決定を早めてもらうために自分に何ができるのか、相談したり提案したりする必要があります。
期日の切り方は難しいです。いつまでに決めてくださいという言い方をしてしまうと営業の都合でしょう？どうせ早く受注がほしいんでしょう？と思われてしまうことが怖いと思うでしょうが、こちらの目的はあることが前提でいいです。いいんですが相手がやりたいということを実現するためにはいつまでにどう動いてもらわなければいけないかをしっかり提示する、提案することが期日の考え方ですので、ぜひそういった目線で期日提案をしてもらいたいと思います。
