今日のテーマ
日本の会議はここが変！外国人から見た日本会議の異質ぶり
※こちらのページは上記Youtubeの内容を書き起こしています。
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今日はここが変だよ！外国人から見た日本式会議の不思議をテーマにお話ししていこうと思います。外国人から見ると日本の会議が特殊だと思うことが多々あるらしいので、その点を調べてみたのでお伝えしていこうと思います。
参加人数が多すぎる
1つ目は参加人数が多すぎる、私も新卒で入った会社は、毎週月曜日朝の7時か8時からが朝礼ミーティングでした。異常に早い時間、週の頭にミーティングがあったのですが、その会議は全国にテレビ会議をつないでおそらく総勢100人で、会議といっていましたが会議ではありません。報告会＋社長のありがたい言葉をいただく日みたいなもので、何の生産性も生まれない会議でした。
こういうのは良くないなと思うわけなのですが、参加人数が多すぎる弊害として一言も発しない参加者がいて、自分もそうなっているなといえるかもしれませんが、あまりにも人数が多すぎてそもそも発言する機会がなくなります。発言もしなくてただ聞いているだけの会議は、メールでOKですという感じなので、発言する参加者のいない会議は外国の方から見れば特殊です。
規定時間までやり切る
また規定時間までやり切らなければいけないみたいなルールもあって、日本の教育の弊害かもしれませんが、60分なら60分、議題が終わっても必ずやるみたいな会議もおかしいです。あとは、やり切るもそうですが、普通に延長するみたいなところも時間に対する意識が希薄な影響があるのかなとちょっと思っています。
決定事項なき会議の終わり
後は決定事項なき会議の終わりということで、次にこれをやりましょうとかこれをやめますみたいな結論が終わらないまま、じゃあまた来週この時間で、みたいな形で終わる会議も多いということです。後は結果報告のみの共有事項ということで、メールでいいでしょう？ということです。
突然欠席OK
あとは突然欠席OKということで、ドタキャンです。人数が多いので一人いようがいなかろうが話が進んじゃうということ自体がおかしいです。そういう場に慣れているので、ちょっと別件が入ってしまったのでお休みしますということがまかり通ってしまうということもおかしな話です。
アジェンダ無視の重役の存在
アジェンダ無視の重役の存在ということで、会議というのは決まったスケジュールで話を進めていかないと決めなければいけないことに対して決まっていきません。けれどそもそも日本の会議は決めることを前提にしていないので、アジェンダを無視して特に偉い人が話したくなる、話したければ話すということが通ってしまうんです。会議で何かを生み出す、決めるという前提がないので、話したいことを話すということで終わってしまうためにこういうことが起こる、ということです。よくないです。
会議のための会議をするな
会議のために人を集めるな、会議をするなということです。会議というのは何かを決めてビジネスを前進させるために行うものなので、ただの集まりではありません。質の良い会議をするためにはアジェンダを無視する人もいますが、アジェンダを決めましょう。決めるべきことを決める、決めなくてOKならば話はしない、飲み会とかで話をしましょう、決めるべきことを決めて会議に臨みましょう。当然時間厳守です。
他人の意見を無闇に否定しない
日本の会議に多いのが他人の意見の否定です。否定することによって意見を出しづらくなる状況はどうしても起こってしまうので、否定するならまず受け入れる、それから議論をしてほしいです。そうでない、ああじゃないというのはけんかです。意味がないです。参加人数をしっかり絞って発言ができる人を集めるという状態にしていただきたいと思います。
会議はビジネスに直結させて売り上げを利益につなげなければやらないほうがいいです。なのでぜひこういったことを抑えたうえでビジネスにつながる会議、これがなければ参加しているメンバーのモチベーションも落ちますし、やる気も出ませんしテンションも下がるので、ぜひ気を付けていただきたいということでお話しさせていただきました。
