今日のテーマ
気合・根性のモーレツ社員はもう流行らない！仕事を効率化する1つのコツ
※こちらのページは上記Youtubeの内容を書き起こしています。
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今日は仕事の効率アップのお話をしていきたいと思います。仕事の効率を上げる唯一無二の方法というのが今日のテーマですが、とにかく日本の営業はモーレツ社員が多いです。モーレツ社員という言葉が死語になりかけていますが、とにかくがむしゃらでゴリゴリ働ける人をモーレツ社員と言って、こういう社員の方が重宝されたと言うより会社員としてあるべき姿だったと言われていた時代がありました。企業戦士みたいな言い方で粉骨砕身で働く勤勉というか、とにかくがむしゃらで働く社員が良しとされていたのですがよくないです。
こういう営業ではなく効率的に仕事をやる、できるだけ短い時間でたくさん成果を出すことを目指すべきです。たくさん働いてたくさん売上をだそうではなくて、その逆というかあるべき姿に持っていくというところで今回はこれをテーマにお話しようと思っています。
仕事の効率が低い人1 同じことを繰り返す
仕事の効率を上げていきましょうという話ですが、仕事の効率が低い人がどういう人かを考えていくと、ポイントは2つあります。1つ目は同じことを繰り返す、これはミスも同じで同じ失敗を何度も繰り返している人は当然二度手間、三度手間です。高校の頃の野球部にあだ名が「二度手間」というやつがいたのですが、「お前は何回同じことをやるんだ！」というのはストレスじゃないですか。同期なのでストレスと言ってはいけませんが良くないわけです。
当然これはミスだけでなく作業も同じで、同じ作業を何回も繰り返しているというのは当然効率も上がらないわけです。同じことをやるならできるだけ短い時間で効率化していく、という発想を持たないと結局作業の繰り返しになってしまって自分の仕事は変わりません。結局なにか違う成果や効率を上げる、コスパを上げる発想でいけば同じことをしていてはだめで違うことをやらなければならないので、同じことをやっているならその作業や時間を減らしていかなければいけない、という目線をぜひ持っていただければと思います。
仕事の効率が低い人2 ずっと悩んでいる
もう1個、効率の低い人の特徴はずっと悩んでいることです。結局動かないと成果は出ません。結局やったとしても手を動かす前に手が止まっている時間が長い人も、当然仕事の効率が低いです。
仕事の効率を上げるポイント1 考えずに手を動かす状況を作ること
なので仕事の効率を上げるためにはこの2つの問題をいかに脱するかということですが、仕事の効率を上げるポイントは、考えずに手を動かす状況を作ることです。これは意識の問題ではありません。状況をいかに作るかが大事です。けっこう上司から言われるのは「とにかく手を動かせ。」とか「とにかくテレアポしろ。」「とにかく飛び込み行って来い。」みたいにとにかくやれ、という指示です。とにかくやれと言われて動けるのは一時的で継続しません。継続しない状況や仕組みは何も変わらないと言うか、その場その場、その時の気持ちで動けたとしても続かないので意味がないです。
仕事のテンプレートを作る
状況や仕組みを作ることはすごく大事なところで、そのために何をしなければならないかというのが仕事のテンプレート化、雛形を作るということです。書類などなければルーチンを作る感じです。とにかくテンプレートに落とし込む、それが仕事の効率化を上げるためには必須です。テンプレートや雛形、メールや文章を作るときに記録を残しておくとか、そういった形で仕事の効率は上がります。ルーチンに落とし込むのも同じで、とにかくこれをやると決めておけば悩む必要がなくなります。
そういった何度も繰り返している作業やミスをしてしまった内容をずっと考えてしまうことをいかに排除していくか、という意味でテンプレート化を仕事の効率化を上げるために進めていきます。どういうときにテンプレート化しておけばよいかのポイントとしては、同じ作業が2回起こったときには継続して起こる可能性が高いのでテンプレート化します。同じ作業が2回続くだろうなとイメージできる時には最初からテンプレート化する意識で、仕事を進めていったほうがいいです。
同じことを繰り返しやるなら、雛形を先に作っちゃうんです。ミーティングの議事録を作るということが作業として起こるなら、真っ白なエクセルやワードから資料を作るでは遅いです。どういう雛形でどういう書式にしようか迷うわけなので、そういう悩んでいる時間、考えている時間をできるだけ排除したいわけなので、テンプレートを作って作業を進めるということが大事なことです。
ただテンプレートをゼロから作るのは仕事の効率は上がらないので、次に何をしなければならないかと言うと、テンプレートをとにかくパクることです。テンプレートのサンプルはたくさんあります。Googleでテンプレートを探すといろいろ出てきます。例えば議事録雛形で検索すると、議事録フォーマットとか議事録の書き方とか使いやすいテンプレートとか出てくるわけです。
こういう風に出ているサンプルやテンプレートをどんどん真似ていくわけです。ただメールのテンプレートとかももちろんあって、テンプレートの作成の仕方も書いてありますし事例とかもたくさん出ています。あとは言い方みたいなところで行けばお願いテンプレートとするといろいろ出てきて、書類とか依頼書の書き方、お願い文のやり方とか、いろいろ出てきます。
いろいろなテンプレートが世に広がっていきます。人によって言われるのが、テンプレートや雛形を使うことで気持ちが伝わらないのではないかという相談や声ですが、気持ちや自分の思いを伝えるのは別にテンプレートを使っているから伝わらないのではなく、テンプレートをそのまま丸パクリしているから伝わらないのです。伝えなければならないことはその中で自分の気持をどうやってしっかり伝えるかがすごく大事ということです。
仕事のテンプレートなどをお伝えしましたが、気合や根性だという感じのモーレツ社員や企業戦士をとにかく減らしていきたいな、という気持ちでやっています。本当に大事なことは時間を増やすから成果が伸びるのではなく、時間を減らしながら成果が出るというコスパです。コスパの良い働き方や仕事の仕方をぜひ考えていただきたいたいなと思いますので、頑張っている人もいるんですが、そうではなく頑張りつつも短い時間で効率の良い働き方をぜひ目指していただくためにも、テンプレートにしていく、そういう意識を持っていただけるとうれしいなと思っております。
