【営業勉強会】お客様の進捗管理をするときに使いたい便利なツールとは？

営業でいろいろなお客さんのところを回っていると、それぞれのお客さんと今どのような状態であるか、進捗管理が必要になります。

お客さんをランク付けして進捗管理すればアプローチしやすくなる。

でも進捗管理はどうすればうまくできるでしょうか？

進捗管理をするときに使いたい便利なツールについてお話します。

登場人物

　営業コンサルタント　ささだ

　Cさん

管理ツールは手間になるぐらいなら使わないほうがいい

　1回訪問した会社に対してどうフォローするか、ランク付けして進捗管理しようと思っています。従来だとエクセルかと思いますが、効率の良い方法とエクセル以外のツールを教えていただきたいです。

　どこまで管理するかによりますが、何を管理したいですか。

　やりたいことは月1回が少ないので隔週メールでなにかの情報をお伝えすることです。全社には送れないので、自分でつけたSとAの会社にはしようかな？

　いま名刺管理はしていませんか？それでメールの一斉送信はできませんか。

　まだ見ていなかったです。

　確かでないですが、たぶんできる気がします。けっこう営業の管理ツールはみんな悩むんです。私もけっこう悩んだ時があって、いろんなツールを自分なりに使ってみるんですが、最終的にエクセルに帰ってくる。なんでかと言うと理由は単純で、言うほど管理したくないんです。管理することが手間になるぐらいならやらないほうがいいと思うので、やらないことを進めているわけではないですが今みたいな状況であればいらないと思います。

ツールを覚えたり、ツールを使いこなすところに拘束されちゃうので、今の状況は2週に1回積み足していったほうが管理が楽です。50社から100社ぐらいなら他のタスクの状況にもよりますが、意外と覚えていられるというところもあると思います。そうすると極端な話、googleカレンダーのスケジュールで、打ち合わせが終わったらそこに今日の打ち合わせのメモみたいな感じで残しておくだけで十分だと思います。

履歴をちゃんと残して分析するというところまでやれるならデータ化する必要がありますが、打ち合わせの状況をちゃんと残しておこうと言うレベルであればgoogleカレンダーです。PCでもスマホでも登録できる。登録して検索すれば、純粋にどのタイミングで打ち合わせしたかはちゃんと出るし、議事録はメモが入っていてテストしたかどうかがわかるので、それで十分。けっこうこれで事が足りるんです。

　Gmailアカウントを持っていれば簡単に使えますか？

　私のスケジュール管理はgoogleカレンダーです。Googleカレンダーからアラートが来て、今日はここに行くんだという感じで日々を過ごしているので。

　けっこう使っている方は多いですか？今の人達は？

　会社によっちゃいます。私みたいに個人であればスケジュール管理のツールは完全に個人に依存するので、フリーランスみたいな人間はけっこうgoogleカレンダーを使っているケースが多いです。会社で、みたいな感じですと、エクセルで会社に報告しなくちゃいけないとか、そう言うのでスケジュール管理をあまりしていないケースもありますが・・・

ただだし。各社のアプローチの状況を確認したり、前の話の内容を整理したいレベル感ならそれで十分だと思う。

　会社の訪問をしたあとに次のアクションは？みたいな感じで備忘録的に置いていけば良い感じですか？

　そうです。今日話したことと次にやることだけを書いておいて、私だったらスケジュールにメールを送る日とかも入れちゃいます。たとえば株式会社●●　メール送付みたいなことを入れておいて、メール送付の内容を簡単に箇条書きで書いておいて、アラートが来たら送るという感じでやります。それでタスク管理ができますし、企業名を入れればやっていることが全部出てくるので、社名を入れれば商談をした人、メールを送った日、そういう管理ができます。意外とそれで十分じゃないかなというのがさっきの課題感に対しての回答です。

これがツールを使ってだと100社のアカウントでAランク、Bランク、CランクでAランクの読み率はどうなっているのか、Aランク接触頻度や受注額とかの平均を出したり統計を出したりしてネクストアクションを引き出しましょうということならばやっていったほうがいいですが、これは営業の数がもっと増えて組織化していったときにやるべきアクションで、100社ぐらいですとサンプルとしてはまだ少ないので、個人の感覚のほうが多分勝ります。サービス的にはまだ新しいと思うので正直まだ読めないとか、商材とかクローズも変わってきます。データ化するのは効果としてまだ少し薄いかなと思うので、そういうアクションで事足りると思います。

　今はスケジュールをどう管理していますか？

　今は会社側のオフィス365、OUTLOOKですが、そこにTODOを含めていろいろ入れるようにしています。

　それは統括できないのかな。

　一覧にできたら一番いいんですが、

　あまり使ったことがないのでよくわかりませんが、なんかできたような気がしないこともないです。できなかったらgoogleカレンダーで履歴だけを残していくとかそういうアクションをしたらいいかなと思います。

　ちょっとやってみます。

メールを読んでもらうためには送る曜日や時間帯を考えよう

　隔週でメールをフォローで流すときに、月曜日がいいとか金曜日がいいとか、時間帯とかなにかありますか？

　統計上は火曜日と水曜日が一番反応が良くて、法人は午前中です。1週間のスケジュールでサラリーマンのエネルギー値を分析すると、月曜日は死んでいるんです。上がってくるタイミングが火曜と水曜で、木曜日は徐々に下がる。金曜日は次の日がお休みなのでお休みモード。一番仕事モードで働いているのが火曜日と水曜日です。

気持ちの問題ももちろんそうですが、1週間のスケジュールで見ると、月曜日はやはり週の頭なので特に経営陣や役員人は会議が多かったりするんです。なので結構身動き取れませんというケースが多い。木曜日が疲れてきているので反応ができていないのと、金曜日は花金なので仕事をしていない。比較的ちゃんと仕事をするのが火曜、水曜。

メールが送られて3時間以上たつと開封されないケースが多い。個人から送っちゃうと違うケースも多いですが、開封されずに終わっちゃうことを考えると、夕方以降に送ると日にちをまたがっちゃうのでもう見てもらえない。夕方以降だと未読が溜まっちゃって見なくなっちゃうので午前中に送っていただくのがいいかな。

すごく細かいところでいくと10時とか、10時30分、11時とか、時間のちょうどよい区切りは他社の営業メールが飛ぶ時間です。10時にみんなメールを送るんです。10時や11時に送っちゃうとみんなが送るので、一斉にメールが5通来るのとメールが1通だけ来るのとどちらのほうが集中してみますか？ということです。私がメールをメールソフトで送る時は10分とか20分とか、なんとも言えない時間にすることが多いです。個人で個別に送るときも営業系や情報提供系のメールとかなら中途半端な時間に送ります。11時12分とか、そうすると時間がかぶらない。

私のメルマガも今夕方の6時35分に送っています。これが6時定時の人たちの早く帰れる人は電車に乗っている時間、6時30分か7時になっちゃうと今度は個人が登録しているサービスとかのメールが来るんです。そういうメールと被らない時間帯は何時ぐらいなんだろうとか、比較的帰りの時間帯で見れるとか、6時30分定時とか残業とかでもまあ一息ちょっとつこうとかなあという状態になるのが大体6時30分前後。そう考えると中途半端な6時35分という時間が一番見られるんじゃないかと言う仮説で、その仮説は全然ずれていなかったなという感じです。

　いろいろ購読しているメルマガとかもやっぱり意図があって時間を変えてメールを送っているケースが多いということですか？

　そこまで考えている会社がどれだけあるかわからないです。そこまで真剣に考えてメールを送っている会社は私から見てそんなにないです。とりあえず文章を作ったから送りますというケースのほうが圧倒的に数としては多いと思います。それだけ適当にみんなやっているので、計画を立てて反応がある時間をちょっと調べたり、個別でメールを送るときもgoogleショーターというショートコードを作るサイトがあります。それとかでURLを編集しておくと、そのURLをクリックされたかとかが見れます。

　そういうのを追跡できるものがあるか知りたかったです。

　Google URLの短縮ツールですが、ここで短縮URLが作れます。これをコピペして送るだけですが、これをクリックして送ると1と反応します。メールを一斉に送ったりその文章が良かったか判断するときにURLがクリックされたかどうかが一つの指標になりますし、反応が見れます。

　それは誰がはわからないですよね？開けられた回数ですよね？

　回数です。相手がクリックしたかどうか個別に管理するつもりでこれを使うんだったら、同じURLでも全部ショートコードを変えちゃうんです。別にショートコードが出るので、これはA社用、これはB社用、クリックされたときにそれを確認すればよいわけです。

　こういうのを現役でやられていたんですか？

　当時はここまでやっていなかったです。今は有料ソフトで実際にクリックした企業がわかるとか、そういうのはあります。数万円かかるのでそこまでやるの？という話で、、テストをするという意味では今ので十分テストできるかな。