年度末はかき集めをする時期です。
こんなときに難しい！と悩むのは督促の方法です。
納期通りに回収が進んでいないとき、こちらは急いでいるけれど相手側はのんびりしていたりします。
あまりやりすぎてはいけないけれど、どうしたら回収を進められるのでしょうか。
難しいけれど、やらなければいけないうまい督促方法について考えました。
登場人物
営業4.0実践ゼミ部長 ささだ
ふくさん
回収が進まないときは、メリットを伝える、スケジュールを示す、相手に頼み込む
今回は3月末ということでいろいろかき集めをしていて、回収の仕方は難しいなという感じがします。ちょっと気に触ってしまうともう契約するものがなくなってしまったりしますし、かといってゆるいと納期通りには来ない。メールか電話かどちらかしかないと思うんです。この日までに契約書を送ってください！と。
営業だったらみんな困っているところだと思うんですが、それをいかに納期通りにもらうか。これはあまりやりすぎたら危ないから来月に、という感じでやったものもありました。そういった時のメールはどういう感じに、笹田さんだったら期日までに来るか来ないかギリギリの場合、この日までに送ってくださいというときはどう言っていますか？当然お客さん側にこういうメリットがあるので送ってくださいと言っていると思うんですが、なにかいい言い回しはありませんか？私も考えたんですが・・・
督促の方法ということですね。私が督促するパターンは大きく3つで、1つはふくさんが言ってくれたみたいにちゃんとメリットを伝えるということ、わかりやすいところで言えば、この日までに申込いただければこの金額でいけますというのがわかりやすいメリットです。割引効きますみたいな感じで。
2つ目はスケジュールです。研修だとちょっと難しいかもしれませんが、この日までに契約をいただかないとちょっとリスクはあります、予定通りにいきません、みたいな感じでスケジュールを先に引いておく。例えば6月1日に研修をやりますというとき、「3月20日までに申込書をいただかないと御社専用にカスタマイズしたプログラムが講師のアサインを含めてちょっとできなくなってしまうので、ください。」と。そういう言い方をするんじゃなくて、私は以前、エクセルにスケジュール表を作って今ここですみたいな感じに送っていました。メールでも1,2,3,4，・・・みたいに項目を作って2のところで左矢印を書いて今ここ！と書くんです。今これだけやらなければならないことがあるので御社にここでつまづかれると困るんですということを示しておく。スケジュールを引いてその期日の必要性をちゃんと理解してもらう。それが私の動きとしては反応が良かったです。
なんとかなるんでしょうと思っている人が大半です。自分はお客さんだろう？という感じの人です。そうならないようにできるだけ忙しいふうに工数を全部出しておいて、あなたにここで止められると全てが狂いますよと言うことをちゃんと視覚化して伝えてあげることが2つ目。3つ目は完全に上でお願いするパターンです。
頼み込むパターンですね。
これで契約書をいただかないと私は目標を達成できないのでなんとか、と言います。これはお客さんとの関係にもよるんですが、なんとかお願いする。
他のパターンでいくとこれはできないケースもあるんですが、関係者を何人か作っておくのも結構大事で、例えば部長さんが最初から決済者だからと部長さんとだけコミュニケーションをとっておくと、例えば部長さんがインフルエンザで1週間いませんみたいなことも起こりうる。ある程度契約がほぼ決まりました、受注をもらいましたみたいなときは、関わる人を聞いておくケースは作っています。例えば実務で回されるのはどなたになりますかとか、窓口になられる方はいらっしゃいますかとか、今回の研修はちなみに何名ぐらいで動いていますかとか、というところを確認しておいて万が一のときとか、急な用件があるときにはご連絡させていただくこともあると思うので、他の方のお名前だけでも聞いておいていいですかみたいな感じにしておくと結構進めやすくなるケースは出てきます。
例えば督促したい人と福永さんが直だとまあいいやになりがち。この間に別の担当者を挟むと結構話をつないでもらいやすかったりとか、社内での立場もあるので、社内の人から督促があると連絡が行くみたいな感じになります。間に入らされた人にふくさんがお願いして、その人に言ってもらう。お願いされた人の立場もある。あえて真ん中に別の人からの依頼もあるという状態を作っておくと、動きとして出るというケースもあるという感じです。
メリットを示す、スケジュールを引いて出しておく、こっちの理由を持った情を訴える、なんとかお願いしますじゃなくて、目標を達成できないのでなんとかお願いしますみたいな理由を持った感じで情に訴える。最後4番目はできるかできないかは別として第三者の関わる人を作っておく。この4パターンが督促できる部分です。最悪、行くしかないです。乗り込みます。私はちょくちょく乗り込みました。後は別の切り口ですが、面倒くさいという部分も結構あると思うので、面倒くさいところをできるだけ省いてあげる。契約書は基本的に相手側に全部書いてくださいというのがベースにしていても、ちょっとお忙しいと思ったので項目を埋めておきましたと。
後は印鑑だけ教えていただければいいですよとかですよね。
やるならそれぐらいやれよというのが営業側としてはあるんですが、こちらが多少でも恩を売るなりサポートしてあげることによって相手が動こう、やってあげようという気持ちになるなら安いものなので。あとは受注した、申し込んでもらった前提でコミュニケーションをとるのも結構有効的。ある程度こちらでもできるところは進めておいたので、申込みの送付先をお願いしますとか。
けっこう大きい開発の案件とかをもらっている場合は、申込み前提の会食のスケジュールだけ先に取っちゃう。申込書の送付はまだですが、ご契約をいただけるとお話を頂いていたのでちょっと会食の席をもうけさせてくださいとか、お歳暮を送らせていただきましたみたいなことはしちゃってもいいです。督促自体はこちらもやりたくないし相手側もされたくない部分なので、やれることといえばそんなところかなと思います。
時間に余裕を持って前倒しをしておくことも一つの方法
一番いいのは前もって余裕を持って契約をもらえばいいんですからね。前倒しをやるのも一つですよね。3月末にお願いしますと言うよりも3月はじめにお願いしますと言っておけばそこが基準になるでしょうし、そこをうまく言えるかどうか・・・
契約のスケジュールは基本的には早め早めで言っておいたほうがいいです。私はスケジュール的に余裕があるときは2週間ぐらい早めに言うケースが多いです。その方が無難だと思います。
見込みを増やせばそういう悩みはないですけどね。今月決まろうが来月決まろうが、今月を確保していれば・・・それが理想ですよね。
それが営業の理想です。
営業4.0実践ゼミは絶賛メンバー募集中です！
私の営業の相談に乗って欲しい、意識の高いメンバーと営業力を高めたい！
そんな方は是非、一緒に営業を学びましょう！
