今日のテーマ
デキるビジネスパーソンの評価される報告6つのコツ
※こちらのページは上記Youtubeの内容を書き起こしています。
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今日は端的に報告をするための６つのコツ、ということをテーマにお話しさせてもらえればと思います。報告・連絡・相談ってビジネスパーソンにおいて、社会人として必須スキルの一つだというところではあるんですが、その中の今回は報告をいかに端的にまとめるかという、その方法についてお伝えをしていきたいなと思っております。
報告とは受けた指示の結果や進捗を相手に知らせること
報告というのはそもそも何かと言うと、事実や結果というのを相手にちゃんと理解してもらうために伝えるコミュニケーションなんですよね。
連絡は事実の周知
連絡というのは決定事項の共有であったり、遅刻連絡とかもまさにそうですね。
相談は助言やアドバイスを求めるコミュニケーション
相談というのは意思決定、今答えが出ていないものに関して一緒にアドバイスをもらったり助言をもらう、というコミュニケーションになります。
報告成功のコツは端的に短くコミュニケーションコストを最小化
報告というのは事実を相手に理解してもらうためのコミュニケーションである、それをうまくやるためにはどうすべきか、特にビジネスの現場でうまくやるためにはとにかく短く端的に理解をしてもらう、そこでのコミュニケーションコストを短くするというのが非常に重要だというところがまず大前提であります。じゃあそれを実現するためにどうすればいいのかというのが今日のテーマということでございます。
結論から伝える
ポイントは6つありますので、まずそこからお伝えしていきたいと思うんですが、1つ目、これはよく言われることなんですが、結論ファースト、結論から伝えましょう、これが一番重要です。結局は事実を報告するということなので、事実が何か、要はそれを相手に何を理解してほしいのか、伝えたいのか、というのを明確にしないと結論から話すことができないんですよね。なので雑談であったりお友達と話すみたいなコミュニケーションではないので、まずは事実がこうでした、こういう結果です、こういう状況ですという形で結論からまず伝えるということがポイントの1個目です。
フォーマットの活用
次、2つ目は端的に話すための方法としてはフォーマットを作っておくということが重要です。一番簡単なフォーマット、報告のフォーマットでいくと、結論、次に理由や根拠を伝える、そこから再度結論を伝えるという形で話をしていただくと、スムーズにいくかなというところですね。要は何を伝えようか、どういう順番で伝えようかということを考えながら話すから話がまとまらなくなるので、話す順番、話す内容というのは事前にフォーマットに当て込んでおいて、話す中身というのを決めておくというところが2つ目です。
相手に合わせて伝える
3つ目が相手に合わせて伝えるべき内容や伝えるべき項目という上限は前後させましょう、増減させましょうということですね。詳しく知りたい、このテーマについて詳しく知りたい人もいれば、とりあえず中身だけわかればいいや、理由や根拠はいいからとりあえず結論だけ教えて、ということを求める人もいる、要は相手にとって端的か否か、冗長すぎるか否か、長いか短いか、という判断はすべて相手がどう思うかなんです。なので相手が長い、短い、端的だ、冗長すぎるみたいに思うというのは結局は自分が知りたい情報に過不足があるのかどうか、というところが判断ポイントになってくるので、相手に合わせてちゃんと項目を決めましょう。ボリュームを決めましょうということを意識いただきたいというのが3つ目のポイントになります。
意見と事実を分ける
4つ目が意見と事実を分けましょうということですね。報告はあくまで事実を伝えること、意見は何かと言うと、相談であったり、私はこう思います、ということに対してまたアドバイス・助言をもらいたいという形ですので、報告と相談はごっちゃになりやすいんですよね。なので意見なのか事実なのか、そこはしっかり分けたうえで、相手には今何をしてほしいのかを明確にしたうえでコミュニケーションをとる必要がありますよ、というのがポイントの4つ目です。
練習をする
ポイントの5つ目なんですが、意外とやっていないんですけど報告の練習はちゃんとしましょうねということですね。要は慣れるまででいいです。慣れるまでは報告をするコミュニケーションというのはなかなかこれまでの学生生活であったりとかプライベートだと起きないはずなんですよ。なのでビジネスにおいて報告がちょっとうまくいかないな、端的にうまくまとめられないな、みたいな場合の方でいけば、フォーマットを決めて、そのフォーマットに合わせて練習をする、私は社会人の1年目の時というのは、今のプライベートのことを彼女に報告するみたいな練習を彼女にさせてもらっていましたね。そうやって報告する訓練や練習をしていけば、自然とできるようになるので、あくまでそれは癖付けをするということなので、練習しましょうというのがポイントの5つ目です。
相手の反応を見る
最後6つ目は相手の反応を見ながらコミュニケーションが取れていますか、ということですね。結局は長くなりがち、長くなりすぎというのは相手不在、相手のことを気にしないで自分が話したいから話しているみたいな状況になってしまっているがためにおこる問題なので、そうならないように相手の顔を見ながら、相手の反応を見ながらコミュニケーションをとることが重要だというところがポイントの6つ目、というところでございました。
ポイントをまとめるとこちらです。結論から話す、フォーマットを決めてフォーマットに内容を入れ込む、相手に合わせて項目を増減させる、意見と事実を分ける、練習をする、相手の反応を見ながら話す報告をする、ということを意識いただくと、相手にとってわかりやすく、かつちょうどよいボリュームの報告ができると思いますので、まずその点を意識いただきながら、コミュニケーションをとっていただければというところでございます。
冒頭でもお伝えしましたが報告・連絡・相談、これはビジネスパーソンにおいて必須のスキルですし、そこの報告・連絡・相談の質であったりとかタイミング、内容によって、こいつはできる、できない、という判断にもなりやすいポイントなのでぜひ結構ビジネスでコミュニケーションをとるにあたって大事な報告・スキルを身に着けていただければ、ということで今日は取り上げさせていただきました。
