今日のテーマ
報告をしない部下を動かす5つのコツ
※こちらのページは上記Youtubeの内容を書き起こしています。
今日の講義はこちら
今日は部下が報告をしてくれない問題ということで、ご相談をいただきましたのでお答えしていきたいなと思っております。ご相談内容はこちらです。
部下が自分の指示、業務報告をしてくれないということで、この問題についてどうすればいいですか？
ということでご相談をいただいております。以前別のユーチューブのライブでこちらにコメントをいただいておりまして、そちらについて今日は解説をしていきたいなと思うんですが、あるあると言えばあるあるですね。部下がちゃんと業務報告してくれない、業務リポートを出してくれないという形で、私も新卒で入った会社で2年目から部下を持っていたんですけれども、本当にやるやつは勝手にやるんですよ。ただ大半がやらないということで、28の法則、262の法則と言いますけど、あれって本当に良く当たりますよね。2割は放っておいてもやるんですけど6割ないしは8割みたいなところでいくと声をかければやるやつ、あとは声をかけてもやらないやつってきれいに分かれるんですよね。人数がある程度増えてくると。
なのでやらない人たちをどう動かしていきましょうか、みたいなことについて今日はお伝えをしていきたいなと思うんですが、ポイントとしては5つあると思っています。結局ですね、部下が報告を上げないというところは、結局その報告をすることに対しての価値を感じていないか、価値に見合った労力じゃない、工数じゃない、そのどちらかなんですよね。結局これは報告に限った話ではなくて、人に何かをやってもらいたいなあと思ったときに、おいしいニンジンがぶら下がっていますか、という話と、要はそれをやるのは大変すぎませんか？というここの天秤なんですよね。かけた分の見返りがあるんだったらやるし、かけた分の見返りがないんだったらやらないという単純な話で考えていくと、結構やるべきことは明確になっていくのかなというところでございます。
ちょっとここについてポイントを5つご紹介していきたいなと思います。ぜひ明日から、今日から意識して取り組んでいただけたらなというところでございます。
報告の意味を伝える
まず1つ目、マネージャーですとか上司がやっていないことが、耳が痛い話なのですが、報告する意味をちゃんと伝えていないんです。なんでこの報告って何のためにやっているか、ということを部下には、これはちゃんと言い続けるしかないです。これは最後ポイントでもお伝えしていくのですが、結局言うのをやめちゃっているケースが非常に多いんです。部下に対して諦めてしまっている上司、こいつはこういう者だからとか、こいつはやらないからみたいな形で言うのをやめてしまうと、全部共通してだめなんです。
部下を抱えた、部下を持った時点でこれは言い続けなきゃいけないことではあるので、報告する意味というのをちゃんと伝えましょう、というのがポイントの1個目です。
報告の価値を設計する
報告の2つ目は報告の価値を感じていないということです。なんで価値を感じていないのかということなんですが、結局は結構あるあるなんですが、上司と部下のあるあるで、部下の人から私は相談をいただくことがけっこうあるのですが、結局ですね、部下の立場からしたときに、なんで上司に報告しないの？と言うと、報告したところで何の価値も得られないからなんですよ。
結局はうちの新卒で入った人が結局そうだったのですが、業務リポートを出しても返信がないんですよ、コメントが。なので誰に出しているの？というときに、結局上司からすれば、それは自分の振り返りのためなんだからちゃんとやれよ、みたいなことを言うんですけど、だったらこれじゃなくてもいいじゃん、という話なので、結局は報告をすることに対してコミュニケーションなわけです。
なんで報告しました、終わりではなくて、報告をしたら、部下の立場からすれば当然それに対してちゃんとフィードバックがもらいたいというのは本音として絶対出てくるはずなので、それをちゃんと上司側がやっていますか？ということです。報告作業に対する価値づくりが出来ているのかっていうことがポイントの2つ目です。
報告作業を簡易化する
次が先ほどの工数の問題です。大変すぎませんかということもぜひ意識いただきたいなというポイントで、結局は大変すぎてやらない、大変な分、本当に見返りがあるのかと言うと、やった分成果というか、見返りが欲しいわけです。なのでその工数が大きすぎてしまって、フィードバックも知っています、意味も分かっていますけど大変すぎるという場合はやらないので、ちょっとその報告作業とか報告の仕方とか報告のルールをもっと簡易化できないかという目線を持っていただく場合が3つ目です。
報告のストレスをなくす
ポイントの4つ目は報告をすることに対しての不安やストレスを抱えている可能性はないかということですね。これもあるあるなんですけど報告すると必ず愚痴られるとか、報告すると必ず「でも」で返ってくる。でもさあ、みたいな話をする人、結局はその報告したところで価値がないみたいな形だと報告して確かにいいフィードバックがもらえるんだけど、それに対して不安で怒られるかもとか、ストレスを抱えているみたいなケースになってしまうと、結局報告したいという気持ちがどんどんなくなってしまうので、どんどんやめてしまうということですね。ここが問題ということでした。ここが4つ目です。
諦めずに伝え続ける・仕組みを作る
最後5つ目が上司がさっきお伝えした通りです。上司が伝えることをあきらめてしまっている、あきらめるということはルーティーン化されていないわけです。なんでやって当たり前、人は歯磨きはちゃんとするじゃないですか、身だしなみを整えるとか、やるべきことはやるわけですよ。出社するということが出来た、報告をしていないということは結局出社以上の価値を感じていないから報告作業をしてくれないということなので、ぜひ意識すべきことというのは、報告するまではちゃんと伝え続けるということと、それを当たり前にしていくということです。
なので、ルール化しました、終わりではなくて、ルールっていうのは作って終わりではなくて、ルールは作って運用できて初めてルールが機能しているという状態なので、上司の方はあきらめずに伝えるということと、それがルーティーン化できる仕組み、仕掛けというのを意識いただくのが大事ということですね。これはもう言葉で言い続けるのもそうですし、言葉で言い続けるのと合わせて環境の整備もしていきましょうというところも意識いただきたいなというポイントでございます。
報告をしてくれない部下というのを抱えている上司の方は多いと思うんですけど、一番は部下に対して諦めないでねというところが一番です。それを踏まえたうえで価値をちゃんと伝えていく、意味をちゃんと価値を作っていく、意味を伝えて価値を作ってできるのであればもっと簡単にしてあげる、不安やストレスを取り除いてあげる、この5つを意識いただいて、部下の方には報告をしてもらえる状況を作っていただきたいなというところが今日お話ししたい内容でございました。
多くの方の悩みかとは思うのですが、ぜひ諦めずに部下の方とコミュニケーションを取っていただきたいなというのが今日のお話でございます。
