今日のテーマ
仕事を効率化するために欠かせない1つの思考
※こちらのページは上記Youtubeの内容を書き起こしています。
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今日は仕事の効率を上げる考え方についてお伝えをしていきたいと思うのですが、答えは単純です。いかに自分がやらなくてよいことをやらないか、ということでやらないことをいかに作っていくのかということですね。やらなきゃいけないんだけれども自分がやらないような仕掛けや仕組みを作っていくことが大事ということです。
テンプレートやフォーマットはゼロベースで作らないことが重要
例えばですけど営業資料であったりとか、報告書みたいなことを作るときにけっこうゼロベースで作っている人って多いんですよね。そのゼロベースで作るというのはどういうことかというとフォーマットをどうするとか、項目は何を入れるかとか、何を伝えるのかみたいなところで、本当は報告書として伝えなきゃいけない、やらなきゃいけないことって何を伝えるかをちゃんと伝えきることにもかかわらず、フォーマットをどうする、書式どうする、項目どうするみたいなことをゼロから考えているわけです。
要はそうやって考えることを自分から増やしてしまっているがために仕事が増えてしまったりとか、やらなくても本当はいいことをやっているみたいなケースで仕事を進めていく人ってけっこう多いんですよね。
なので自分がいかに考えずに仕事が済むようにするかというのを考えていくと、基本的にはパクっていくもしくはテンプレートやフォーマットを決めておく、というのはすごく重要なことで、人間として一日の中で意思決定ができる回数であったりとか、考えられる量というのは決まっていると言われているわけです。その自分がやらなくてもいい、自分が今考えなくてもなくてもいいことをいかに減らしていくかという発想を持っておかないと、常に脳をフル回転しながら仕事をしなきゃいけない、かつ今考えなくてもいいことに関して考える時間を割かなきゃいけなくなるということですね。
けっこう仕事の効率を上げたり仕事の作業スピードを上げたいみたいなことを上げたいと思ったときに、タイピングのスピードを上げたりであったりとか、何かやる、資料の作成時間を短くしたりみたいなことを考える人は多いんですけど、結局手を動かす時間というのは大きな差は出ないわけです。大きな差が出ないところで頑張って作業スピードを上げようと思っても、全然仕事の効率が上がらないんですよね。
仕事の効率を上げるには思考時間の削減が必須
じゃあ仕事の効率を一番奪っているのは何かというと考える時間、思考している時間なんです。いかにその考える時間、自分がやらなくてもよい時間というのを減らしていくのかということです。自分がやらなくてもいいこと＝何か外注するとか誰かにお願いする、もちろんこれも大事なんですが、それ以外でも考えるということに対して、自分が考えずに済む方法、考える思考を持っておくということがすごく大事ということです。
なので繰り返しですけれども誰かが考えたことに対してパクっていくであったり、テンプレートやフォーマットを事前に準備しておいて、この対応であったりこの報告に関してこのフォーマットに埋めるだけにしておく、そうするといちいちフォーマットで悩んだりとか、書式で悩んだりとか、項目で悩んだりみたいなところがなくなるわけです。
お客さんが求めているのは自分がやりたいことを本当に実現してくれるパートナー
なので仕事の効率が悪い人や仕事がなかなか進まない人というのは常にゼロから考えているケースが非常に多いということです。ゼロから考えている人の言い分というか、言いたいことから聞くとその人の、特に営業でいくと、そのお客さんのためにであったりとか、お客さんに何ができるかみたいなことを真剣に考えていくと、やっぱり全部一から作る、ゼロから作っていく方が理想だと思うんですということはよく聞くんです。
ただお客さんが本当にそこまで求めているのかということを考えたときに、資料の書式であったり、フォーマットであったりというのは本当にゼロベースで作ってくれたからありがとうとはならないわけです。お客さんが求めているのは良い資料であったり、プレゼン内容であったり、ゼロから考えてもらうということではなくて、自分がやりたいことを本当に実現してくれるパートナーなのかということが一番知りたいことですし、提案してほしい内容もゼロから考えたという事実ではなくて、うちの会社、自分に対して効果がある、成果があるものだということがわかればいいわけです。
なので誰も、自分もそうですし、お客さんもそうですし、周りの人もそうなんですが、ゼロから考えてほしいとは思っていないんです。言葉としてはゼロから考えてくれてありがとうと言うかもしれないです。言うかもしれないですけど、最終的にビジネスにおいてお願いしたいことというのは、自分に本当に役立つのか、効果があるのか、成果があるのかということだけなわけです。
その目線で考えたときに、思考をショートカットしました、考える時間を短くしましたということは実は関係なくて、やっぱり最終的には仕事のパフォーマンスで評価がされると考えると、いかに自分がやらなくてもいいことをやらないか、考える時間を短くするかという発想を持っておかないと、仕事の効率は上がっていかないということです。
仕事の効率を上げる考え方ということで、いかに自分がやらなくてもいいことをやらなくする仕掛けや仕組みを作っていくか、この考え方や思考を持っていることによって仕事の効率は格段に上がりますので、ぜひ自分が仕事をするにあたって2回や3回続けてやるような仕事みたいなことで、テンプレートを作っておくことも大事ですし、何かゼロから初めてやらなければならないようなことに関してもゼロから自分で考えるではなくて、先人の知恵を借りていきましょう。どんどんパクっていきましょうということを今日お伝えしたいと思ってお話しさせていただきました。
ぜひ仕事の効率を上げて早く帰る、働き方改革ですね。早く帰るとか残業を減らすことだけが働き方改革では全然ないんですけど、早く帰って自分の時間を作るであったり、なんか勉強をする時間を作るであったり、プライベートを充実させるとか、1日24時間という事実は変わらないので24時間を有意義に使うために仕事の効率を上げて、頑張っていただきたいなというところが今日お伝えしたい内容でございました。
