今日のテーマ
自己紹介資料は営業で必要なのか?実践での使い方と記載項目解説
※こちらのページは上記Youtubeの内容を書き起こしています。
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自己紹介資料の使い方、考え方をテーマにお話ししていきたいと思います。営業をやっていると、私が新卒で入った人材系の会社も、自分で作ったのですが、話のきっかけを作ろうと資料を使っていました。いくつか研修をさせてもらった会社でも自己紹介資料を作って持って行ったりするので、自己紹介資料がツールとして有効なのかどうか、ということと、やるのであればどんな項目を書くべきかをテーマにお話ししていきたいと思っております。
自己紹介資料は会話のきっかけに過ぎない。
そもそも自己紹介資料が必要なのか、という話なのですが、あくまで会話のきっかけの資料でしかありません。要は資料なしでも会話ができますという人であれば、別になくてもよい資料です。それが意思決定に影響するものではないですが、とはいえここ最近の営業で行くと、やっぱり関係構築というところに非常に重きが置かれているので何を買うかではなく、だれからかというところが非常に重要度が上がっているので、そうやって会話のきっかけを作って、相手とコミュニケーションを取るための資料としては有効な手段ということです。なくてもいいですという感じではありますが、使い方によっては関係を強化できますよということです。
「自己開示」を先に行い相手も自分(相手自身)のことをちゃんと教えてもらうことが目的
そもそもなんで自己紹介資料があるかという話なのですが、そういったツールがあったほうが会話がしやすいというのはもちろんですし、自己開示、自分から先に自己紹介をしっかりすることによって相手自身、お客さんの目の前の相手、目の前の相手のことをちゃんと教えてもらえる関係を作りたいというのがまずポイントの1個目になります。
そうやってコミュニケーションを重ねていくきっかけがあれば、ラボール、信頼を得やすくなるということです。ただ信頼を得るためのポイントとして大事なのは営業がいかに良い話をするかではないです。お客さんにいかにたくさん話をしてもらって、こっちはたくさん聞けるかが大事なポイントで、ラポール構築、関係構築、信頼関係を築いていくときにはいい話じゃなく相手にたくさん話をして共感をしたり相槌を打ったりして、ちゃんと聞ける、聞いてあげます、ちゃんと聞いている姿勢を示すことが大事です。
自分のことを理解してもらうためではなく会話のきっかけを作る
自己紹介資料で気を付けなければいけないのは、それを使ってプレゼンにならないようにしなければいけないということです。要はその資料を通して、例えば実績自慢や経歴自慢になってしまってお客さんがこれすごいですねと言ったら、そうなんですよみたいな形で営業側が話過ぎてしまう状況になってしまうなら、自己紹介資料は使わないほうがいい、項目が間違っていると思ってもらったほうがいいと思います。
「自分もです」という言葉を引き出しやすい”言葉”をいくつも散りばめておく
あくまで相手からの会話を引き出すポイントを作っておくことが大事なので、自己紹介資料で会話を引き出すコツは、自分もですと思える、言えるようなキーワードを作っておく。文章よりも基本的なキーワードで箇条書きで文章を書いたほうが良いということは、あくまで会話を作るためのきっかけツールなので、考えていただきたいポイントです。
私もちょうどそうだったんです、みたいな言葉をいかに作っておくかというところなので、好きなものやはまっているもの、最近の時事ネタや最近の話題性があるもの、例えばタピオカに最近はまっているんですみたいなときに、私も最近タピオカにはまっていて・・・みたいなものは言いやすかったり、私も1回飲んでみたいと思っているんだけど、みたいな、自分も、私もと言える言葉をいかに準備しておくのか、みたいなことがポイントになってくるということです。
会話の主役が自分にならないようにする
自己紹介資料の注意点はさっきお話しした通りなのですが、会話の主役が自分になってしまえばダメです。あくまでも営業が、商談のタイミングで主人公にならなければならないのはお客さんなので、お客さんが主役になれるような仕掛けにしておくということです。
読み込まないといけない資料にはしない
もう1個、読み込まなければいけないと、文章がびっちり入った資料だと要はお客さんがずっとその資料を読んでしまうので、せっかく目の前にいるのに読んではいきません。ではなくてパッと見たときに、これは面白いことをやっているねとか、これすごいねとか、さっきのように私もそうなんです、自分でもそうだよねと言ってもらえるようにしなければいけない。文字が多すぎる、文字が小さすぎる、つまり情報を詰め込んじゃいけません。
情報を詰め込みすぎない、基本的にはポジティブな内容を中心に書く
基本的には苦手なことや最近ちょっと困ったことを書くのは基本的にOKなのですが、全体的にポジティブな内容が9:1、ほぼポジティブな内容で事実を書くことが大事になります。自己紹介のストーリーを書くときに、鉄板ネタはドラマを見ていただくとわかるのですが、自己紹介があって落ちます。そこからの這い上がりみたいなところを書くのが起承転結で盛り上がるみたいな分の書き方で常套手段ではあるのですが、あくまでも会話をするための資料なので、あまり落ちたみたいな話を深堀する必要はそのタイミングではありません。もしそういう話をするのであれば自己紹介資料の中で、会話の中でしていただいたほうがいいかなということです。
相手のことを知らないタイミングで渡すため、リスクを先に考えておく
もう1個大事なポイントは、相手のことを知らないタイミングで渡す、会話をするためのきっかけなので、まだ相手のことはわからないわけです。なのでリスクを先に考えておきましょうということです。良くお話しさせてもらうのは、野球が好きで巨人ファンだとします。巨人ファンだとしたときに相手が阪神ファンの可能性があります。そうするとこれも対立行動、対立するわけです。巨人ファン、そんなやつとは付き合わないよみたいなことが普通に起こるわけです。そうならないように、巨人ファンと書くのではなく、好きなものは野球と書いておけば、私は野球が好き、私も好きとなったときにちなみにどちらのファンなんですかと言ったときに、私は阪神ファンなんですと言ったら巨人ファンだということは隠しておくべきですよね。そういう風にリスクも考えて資料をまとめておきましょうということです。
基本的にはA4の紙1枚でまとめるのがベスト
自己紹介資料で書くべき内容はまずボリュームなのですが、基本的には会話のきっかけにしたいだけなので、A4の紙一枚ぐらいがベストかなと思います。もしボリュームが多くなってしまう場合は、表面に自分のこと、裏面に会社商品への思いと言う書き方をしていただくとよいかなと思います。
突っ込みどころを、相手と同じ・共通点の発見や共感ポイントを作る
ポイントは突っ込みどころ、話をしたくなるきっかけにならなければいけないので、突っ込みどころを作ります。聞きたくなったり、私もと言いたくなる突っ込みどころを作ることと、自分と同じ共通点、共感ポイントを散りばめておくことが大事になります。
必須の中身の項目としては、会社と名前、名前に関してはフリガナまで書いておいていただくといいかなと思います。簡単に自己紹介をメインに数行でまとめていただいて、会社に入社した理由、商材が好きな理由を、これは文章で書いていただいてOKです。なんでこれがあるか、これは会話のきっかけではなく、最終的に商談でクロージングしに行くときに私はこういう思いを持っている人と付き合いたいと感じてもらいたいがための項目、会話のきっかけづくりではなく、最終的にはクロージングのために貢献する、そこはぜひ書いておいていただいて伝えてほしい項目です。
あとは好きなもの、はまっているもの、苦手なもの、得意なものというところで、そこが会話のきっかけにしやすいものです。あってもよいものは名前の由来です。名前の由来があることによって、私はこういう名前で、みたいに話をしやすいです。それから相手の名前の由来、相手に聞きたいことや相手と会話になりやすいものとかを書いておくとよいと思います。例えば生年月日とか、私の場合で行けば新卒で入ったとき、35か40に見られました。眼鏡をかけたり、より老けて見えたので、そうすると1988年と書いておくと、まだ20代なんですということがわかりやすくなるので、名前の由来だったり生年月日だったり、突っ込みしやすいポイントを自分の場合に合わせて書いていただくとよいかなと思います。
商談前提のときの自己紹介資料なので、不要なものとしては連絡先、自己紹介資料は商談で使った後は基本的にほぼ見られないので、連絡先を書くみたいなことは必要ないです。おそらく名刺も渡されていると思うので、そこで連絡先をまとめて書いておく、せっかく限られたボリューム、限られた資料の中で伝えなければいけないので、極力要らないものは省いておきましょう。
突っ込みどころを、相手と同じ・共通点の発見や共感ポイントを作る
今お話しさせてもらった内容はあくまでも商談や打ち合わせ、実際に目の前の相手がいて、飛び込みもそうですが、目の前に相手がいる前提の資料の書き方なのですが、要はほかのパターンがあるわけです。飛び込みをして相手の人が不在で、受付の人に資料を渡すとか、ポスティング資料を入れておく、そういった場合はここで意識しなければいけないのは、会話のきっかけ、突っ込みポイントを作っておくことは、置いておく資料、会話が成立しないで資料だけが先行して進む場合の資料は読ませることがポイントです。
置いてくる前提の時は各テーマごとに数行の文章量もしくは作文のようにしてもOK
商談時は読ませてはいけません。パッと見るものにならなければいけないのですが、置いてくる資料に関しては読ませるものにしなければいけない、ということになります。なんで読ませたいかと言う話なのですが、人間の認知的不協和はよく言わせてもらっている話ですが、資料を読んでいくときに読み込んだときに嫌いなものを読んでいるというのは人間はもやもやするわけです。しっかり読んだのなら、私はこの人を好きなのかもと思ってもらいやすくなります。
なのでしっかり読ませることによって、この営業のことを私は好きかも、相性が良いかもと思ってもらいたいので、項目としては基本的に同じでOKです。会社、名前、入社した理由、好きなもの、はまっているもの、苦手なもの、得意なもの、決意表明みたいなことを書いていただくとよいと思います。それが今回で行けば起承転結、みたいな流れの文章のストーリーで全然OKです。長すぎても読まれないので、読んでもらえるボリュームで書くということです。
置いてくる資料と会話のきっかけにする資料は使い分ける
文字だけだとこれは置いてくる資料でも会話のきっかけにする資料でも同じですが、写真や自分の好きな絵とかをちょっと入れていただくと資料の印象が変わってくるので、基本的には資料を見たときに明るくなれる構成にしていただく必要があると思います。ポイントとしては今までお話しした通り、置いてくる資料に関しては連絡先を必ず書いてください。会っていないので、どう連絡しようか、いつ連絡しようかみたいなところが記憶に残る、あの資料には書いてあるなと言う状況は作っておいた方がいいので、置いてくる資料に関しては連絡先は必須ですが、置いてこない、会話のきっかけにするものに関しては連絡先は要らないというところをしっかり使い分けしていただきたいというところです。
自己紹介資料はそもそも必要なのかどうかと言うところでは、会話のきっかけにするのなら必要ですし、会話のきっかけとして必要なかったり自分が話し過ぎてしまう、自分のことを話しすぎてしまうのであれば、逆にないほうがいいです。もう1個ポイントとしては、置いてくる場合に関しては連絡先や物語、ストーリー性を重視して書いていただいたほうが相手がしっかり読んでくれて好きになってくれる、ファンになってくれる可能性が上がるので、とても意識していただきたいです。自己紹介資料は万能ツールではありませんが、会話のきっかけや関係を強化するために使えるツールではあるので、自分の営業の中で必要かどうかを判断いただいて、ご活用いただけるとお客様との関係構築につながってくると思いますので、ぜひ意識いただいて、必要であれば作成してもらえればと思っております。
もし自己紹介資料を添削してほしい、見てほしいことがあればラインで送っていただければ添削させてもらいますのでぜひご検討いただければと言うところです。自己紹介資料が必要か否か、そもそも構成や内容について解説させていただきました。